Optimización en el Proceso de Configuración de Recetas en los Sistemas de Serialización Daniel De Jesús Avilés Maestría en Ingeniería en Ingeniería de Manufactura Mentor: Rafael Nieves, Pharm.D. Departamento de Ingeniería Industrial y Sistemas Universidad Politécnica de Puerto Rico Abstracto ⎯ La serialización en la industria verificada por tres diferentes departamentos, y la farmacéutica de Estados Unidos es uno de los misma puede tomar horas o hasta días en ser nuevos procesos que lleva pocos años de aprobada. implementado. En el mes de noviembre del 2018 fue efectivo que para poder vender y/o distribuir OBJETIVOS productos controlados, el mismo debe estar A continuación, se presentan los objetivos serializado. Este nuevo proceso replica un impacto principales del proyecto de diseño: en los procesos de empaque de productos • Implementar un método que ayude a configurar farmacéuticos, también en el almacenamiento y los productos en menos tiempo en los nuevos distribución de los mismos. sistemas de serialización de las líneas de Este proyecto va enfocado en mejorar el empaque. proceso de actualizar recetas en los sistemas de • Estudiar la metodología del proceso actual. serialización de las líneas de empaque. La manera • Eliminar estructura que ocasiona “waste” en el en que se está actualizando las recetas de los proceso. sistemas de serialización debido a algún cambio de • Diseñar un método continuo del proceso. arte, está provocando mucho tiempo muerto en las • Modificar procedimientos para incluir los líneas. La idea es poder implementar un proceso pasos de cómo hacer el proceso. continuo cuando se tenga que actualizar alguna receta en los sistemas de serialización, eliminando CONTRIBUCIÓN así tareas y/o formas repetitivas que crean “waste” en el proceso. El llevar a cabo este proyecto, dará como Términos claves ⎯ Recetas, Serialización, resultado una reducción de tiempo “waste” en el “Waste”. proceso de configurar productos en los sistemas de serialización de las líneas de empaque. El PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA implementar un método estandarizado ayudará a que las líneas puedan producir con mayor prontitud, El proceso de configuración y/o actualización al momento de realizar una actualización. Esto se de productos en el nuevo sistema de serialización podrá realizar mediante la identificación y de las líneas de empaque, está tomando mucho eliminación de tareas adicionales y repetitivas, y tiempo. Este proceso de actualización de creando un estándar de las tareas y practicas información de productos, debe realizarse para necesarias para realizar la configuración. Estas poder cumplir con las especificaciones del cliente y tareas/prácticas se estarán oficializando en los poder empacar el producto. Actualmente, no existe procedimientos impactados del sistema y/o de la en los procedimientos la identificación de planta, cumpliendo así con los requisitos de calidad, parámetros críticos o no críticos del sistema de con las políticas corporativas y/o estándares de las serialización; por ende, se realiza una evaluación de agencias reguladoras. cambio para identificar el impacto del mismo y el método a seguir para realizarlo. Esta evaluación es REVISIÓN DE LITERATURA paquete. Se identifica cada producto que se empaca con un “2D barcode” el cual debe contener la Un sistema de Serialización es una herramienta siguiente información: número de lote, fecha de que puede usarse para mejorar la seguridad del expiración, número de GTIN (Global Trade Item producto, para garantizar la seguridad del paciente Number: número que identifica el producto) y y para prevenir el fraude [1]. La serialización número de serie (número auténtico para cada consiste en cinco niveles: 1) “Device”: Esto incluye unidad). En la Figura 2 se proyecta un proceso dispositivos de “hardware” como cámaras, general de serialización, desde que se produce el impresoras y equipos de inspección que realizan producto hasta que llega al paciente. impresión, inspección visual, rechazo y manejo de materiales en línea; 2) “Packaging pick/pack”: Se encarga de la automatización y el control de la línea de empaque, y sirve para agregar datos en todos los dispositivos de Nivel 1; 3) “Site-level serialization”: Administra y coordina los datos maestros, la serialización de productos, la información de productos, reportes y órdenes de trabajo; 4) “Enterprise”: Proporciona varias áreas funcionales para manejar una variedad de procesos Figure 2 [3] de negocios, cumplimiento global, conectividad Proceso de Serialización inter-organizacional, informes, identidad de “access Regulaciones management”, interfaces de programación y otras áreas funcionales de nivel empresarial; y 5) La Ley de Seguridad y Calidad de los “Network”: Una red global que permite el manejo Medicamentos (DQSA, por sus siglas en inglés) fue de todos los datos regulatorios y de serialización, promulgada por el Congreso el 27 de noviembre de con socios, clientes y autoridades reguladoras. En la 2013. El Título II de DQSA, la Ley de Seguridad Figura 1 se presenta una imagen visual de los cinco de la Cadena de Suministro de Medicamentos niveles de serialización. (DSCSA, por sus siglas en inglés), describe los pasos para construir un sistema electrónico e interoperable para identificar y rastrear ciertos medicamentos recetados a medida que se distribuyen en los Estados Unidos. El objetivo es proteger a los consumidores de la exposición a medicamentos que pueden ser falsificados, robados, contaminados o dañinos. El sistema también mejorará la detección y eliminación de medicamentos potencialmente peligrosos de la cadena de suministro de medicamentos [4]. Figura 1 [2] Hoy día, en los Estados Unidos, es requisito Niveles de Serialización que las compañías farmacéuticas incluyan la En general, la serialización requiere que cada información ya mencionada, a cada unidad de unidad del producto se identifique de forma única, productos controlados que empacan [5]. El proceso con algún tipo de código legible por máquina y de serialización lleva a cabo un “tracking” del registrado en una base de datos externa, junto con producto desde que se empaca, hasta que llega a su información sobre el producto contenido en el destino final. De esta manera se evita el mercado negro de productos falsificados. Según regulaciones específicas de palabras complejas utilizadas en el de la agencia FDA (Food and Drug Administration) documento; (5) una tabla de historial del y otras leyes de los Estados Unidos, las documento donde se describirán los cambios en el farmacéuticas debieron haber implementado este documento cada vez que se revise o edite el mismo. método antes del 27 de noviembre del 2018, para Uno de los mayores objetivos de los SOPs es poder mercadear sus productos en la nación garantizar la coherencia, la precisión y la calidad de americana [5]. los datos. Ante esta situación, muchas de las farmacéuticas han tenido que integrar un sistema de METODOLOGÍA serialización a sus líneas de empaque ya existente Cuando se quiere serializar una línea de (aunque también hay farmacéuticas que han empaque, se añade un sistema de serialización que invertido en líneas de empaque completamente maneje las inspecciones de las etiquetas, la nuevas con su sistema de serialización). Esto no tan transferencia de datos en las impresoras y el solo cambia el diseño de las líneas, sino que intercambio de información entre el “Line también cambia los procesos y procedimientos ya Management” y el “Site Management”. Esto existentes. Debido a esto, surgen muchas significa que se modifica una línea que ya corre oportunidades de mejoras durante el camino, ya que cierta cantidad de productos, añadiendo un sistema ningún sistema se implementa a total perfección de serialización. Por ende, el mismo se valida por desde la primera vez. la funcionalidad de diferentes escenarios y no por “Standard Operating Procedures” (SOPs) producto. Algunos ejemplos de estos escenarios son: (1) cuando se corre un producto El objetivo primordial es implementar un completamente serializado, (2) cuando se corre un proceso eficaz a la hora de realizar cambios en las producto no serializado y (3) cuando se corre un recetas; ya que el proceso existente, necesita ser producto con la combinación de ambos. En ese mejorado para ser más eficiente. De esta manera, se proceso de validación, se configuran los productos estaría eliminando tiempo “waste” en el proceso de existentes que ya corrían en la línea. Con el tiempo configurar y/o actualizar recetas en el sistema de surgen actualizaciones como por ejemplo, el arte de serialización de las líneas de empaque. Luego de los materiales del producto. Es ahí donde entra el haber identificado el problema, analizado el mismo planteamiento del problema en cuanto a configurar y utilizado diferentes herramientas para llegar a una las recetas de los productos, centrándonos en el solución, la implementación de la solución debe nivel 1 de serialización. registrarse en los “Standard Operation Procedures” (SOP) pertinentes [6]. Lean Six Sigma -DMAIC Los “Standard Operation Procedures” (SOPs) Los sistemas de serialización llevan poco son procedimientos específicos para la operación, tiempo en la industria, por lo tanto, hay muchas estos describen las actividades necesarias para oportunidades de mejoras. Los objetivos de este completar tareas de acuerdo con las regulaciones de proyecto de diseño, están enfocados en mejorar el la industria, las leyes provinciales o incluso sus manejo actual para configurar un producto en el propios estándares para administrar su negocio. Es sistema de serialización. Para alcanzar los objetivos un documento escrito paso a paso que incluye lo de este proyecto, se estará utilizando el método de siguiente: (1) el propósito y el alcance del procesamiento de mejoramiento Six Sigma documento; (2) roles y responsabilidades para (DMAIC, por sus siglas en inglés). realizar las tareas de la función descrita en el SOP; El enfoque Six Sigma identifica las variables (3) referencias y documentos relacionados del proceso que causan variación en los resultados utilizados en la creación del SOP; (4) definiciones del producto. Algunas de estas variables son adquirir la información necesaria, se analizará para críticas para la calidad, se fijan en un valor identificar la raíz causa del problema y así poder determinado y se mantienen dentro de un rango presentar e implementar la mejor solución para específico (es decir, “variables controlables”). Otras remover el “waste” del proceso. Como parte final variables no pueden mantener fácilmente un valor de este método, se establecerá un estándar para determinado y son consideradas incontrolables o tener control continuo. “ruido”. Six Sigma utiliza cinco fases (como muestra la Figura 3), y la mismas se definen como: RESULTADOS Y DISCUSIÓN • Definir. Este paso identifica proyectos Antes de empacar un producto en una línea, el potenciales, selecciona y define un proyecto y mismo debe estar completamente configurado. En conforma su equipo. las líneas de empaque, se está recibiendo los • Medir. Este paso documenta el proceso y mide productos con los materiales ya actualizados al su capacidad actual. momento en que se va a empacar; esto impacta la • Analizar. Este paso recopila y analiza los datos línea provocando “Down time” ya que las para determinar las variables críticas del actualizaciones pertinentes en los equipos y recetas proceso. no se realizan cuando se actualiza la • Mejorar. Este paso dirige experimentos documentación. Como actualmente no hay un formales, si son necesarios, para enfocarse en procedimiento que identifique cuales parámetros las variables más importantes del proceso y son críticos o no críticos para poder actualizar las para determinar su entorno, con el fin de recetas, se debe hacer una evaluación del cambio optimizar los resultados del producto. para identificar el impacto del mismo y el método a • Controlar. Este paso mide la capacidad del seguir para poder actualizar las recetas en los nuevo proceso, documenta el proceso mejorado sistemas se serialización. Esta evaluación debe ser e instituye controles para mantener los aprobada por tres diferentes departamentos y la beneficios. misma puede tomar horas o hasta días en completarse. Al culminar la evaluación se llega a una de las siguientes dos conclusiones: (1) al no tener impacto crítico, el cambio se realiza por medio de una orden de trabajo o (2) si tiene algún impacto crítico, se debe comenzar un proceso de “Change Request”. El hacer la evaluación del cambio es un proceso que por sí mismo provoca mucho tiempo de “waste”, y si el impacto es crítico y hay que realizar un “Change Request”, el proceso se torna más largo. Definir Figura 3 Ciclo DMAIC Como parte inicial, se realizó una reunión con los departamentos que de alguna forma u otra se A través de esta herramienta se podrá llevar a verían impactados en el proceso de mejoramiento. cabo un proceso de investigación, con el fin de Estos departamentos son los siguientes: poder solucionar el problema. La primera fase sería • Art work/ Label Control. Departamento definir el problema estableciendo un plan de encargado de los materiales de art work (todo proyecto. Se estará investigando y recopilando material que contiene información impreso del información con diferentes métodos. Luego de producto). Se encarga de crear o actualizar el En esta etapa de medición, utilizamos una arte según del cliente o requisitos de la herramienta clave llamada Diagrama de Ishikawa corporación. de causa y efecto (también conocido como • Departamento de Calidad. Tiene como objetivo diagrama de espina de pescado). La naturaleza cerciorarse de que se cumplen las políticas de gráfica del Diagrama permite que los grupos la empresa. Además, implementa criterios de organicen grandes cantidades de información sobre supervisión para la aprobación del producto el problema y determinar exactamente las posibles final. causas. Este ejercicio aumenta la probabilidad de • Servicios técnicos. identificar las causas principales. La Figura 4 • Automatización. Personal que administra y muestra el diagrama de causa y efecto que se custodia los sistemas y equipos de producción. realizó en este proceso. • Producción. Personal que maneja la documentación del proceso realizando los cambios y actualizaciones necesarias. También personal del piso como supervisores de las líneas, líderes de grupo, operadores, etc. • Packaging Planning. Personal que planifica el Schedule de los productos a ser empacados. El objetivo principal de este proyecto es poder reducir un 60% del tiempo de “Down time” cuando Figura 4 se requiere hacer una actualización del arte del Diagrama de Causa y Efecto producto; dejando claro que, una vez actualizada la Luego de realizar este diagrama de causa y receta, no hay que volver a hacerlo a menos que el efecto se identificaron las causas más probables. La cliente requiera otro cambio en el arte. primordial es el poder establecer un proceso fijo, Medir alineando los diferentes procedimientos que puedan verse impactados en el nuevo proceso. De esta Para comenzar el proceso de medición, se manera se puede restablecer el proceso decidió realizar varias muestras de distintos estableciendo un proceso estándar, sin variaciones o productos que requerirían cambios en las recetas de sin diferentes formas de realizar el trabajo y serialización debido al arte. De esta manera se mejorando la comunicación entre los departamentos midió el tiempo de “Down Time” de la línea en seis impactados. diferentes productos desde que se realizaba la comunicación a los administradores del sistema, Analizar hasta que la línea comenzaba a producir. En la Esta etapa se comenzó realizando un análisis Tabla 1 se muestra la cantidad de horas que la línea de los procedimientos actuales que de alguna forma estuvo detenida en esos seis lotes. impacte el proceso en el cambio del arte y recetas. Tabla 1 Los mismo son relacionados a: (1) proceso a seguir Muestra del Proceso Actual para cambios del arte (tales como etiquetas o Productos Tiempo Down Time Promedio materiales preimpresos de productos), (2) 1 6.00 hrs. 2 6.75 hrs. procedimiento para cambios en recetas o creación 3 4.25 hrs. 5.5 hrs. de recetas de los sistemas de producción y (3) 4 6.25 hrs. procedimiento administrativo del sistema de 5 3.75 hrs. serialización. 6 5.75 hrs. En el procedimiento relacionado a cambios en al arte se realicen bajo la plataforma de cambio el arte, se descubrió que el mismo tiene su propio ya existente? proceso a seguir para documentar los cambios, y el • ¿Por qué no se incluye y se adiestra al personal mismo contiene su propia plataforma ya validada; administrativo de los sistemas en la plataforma por lo tanto, no utiliza la plataforma de “Change de cambios en el arte para que sean parte del Control”. Esta plataforma es bien similar a lo que “assessment”, y así puedan ver con es un proceso de “Change Request” pero se dedica anterioridad los cambios que se aproximan y de a realizar cambios/actualizaciones en los artes, o a esa forma puedan realizar el cambio con un crear nuevos artes de los materiales relacionados a proceso ya establecido con una Orden de algún producto en particular. También en este Trabajo que haga referencia al número procedimiento se descubrió que el departamento auténtico de cada producto en la plataforma del que administra los sistemas no está envuelto en el arte? proceso de “assessment” cuando se va a realizar un En la siguiente etapa de implementación, se cambio de arte. Por tal razón los administradores estará presentando los cambios que se van a realizar del sistema no tienen visibilidad del cambio hasta para la mejora de este proceso. que la línea los llama para hacer el mismo. La razón por la cual se tiene que realizar una Implementación evaluación de cambio cada vez que se quiere Luego de realizar un extenso análisis del actualizar alguna receta, es debido a que el proceso actual, desarrollamos unos cambios para procedimiento de “recipe management” así lo establecer un proceso más eficiente al momento de requiere, esto para definir si el cambio en la receta modificar recetas en los sistemas de serialización tiene un impacto crítico o no crítico. De esta por cambios en el arte. El primer y gran importante manera se establece cómo y qué documentación se cambio que se estableció fue utilizar la plataforma necesita para realizar cambios en las recetas. existente de “artwork” para cambios en recetas En el procedimiento administrativo del sistema debido al arte. Para esto, se incluyó y se adiestró al de serialización, se encontró que el mismo hace departamento que administra los sistemas en la referencia al procedimiento de “recipe managment” plataforma de “artwork”. De esta manera, ellos para cambios en recetas y, además, presenta los como administradores serán participes del mismos requisitos. Estos requisitos son: realizar “assessment” que se debe hacer cuando se va a una evaluación del cambio y si el mismo conlleva realizar un cambio en el arte y así determinar qué un impacto crítico, se debe realizar bajo un impacto tiene en las recetas del sistema de “Change Request”. serialización. Además, esto se le estará comunicado Las preguntas claves que surgieron luego de a los administradores del sistema antes de que el este análisis en los procedimientos son las producto llegue a la línea. siguientes: Uno de los grandes beneficios de este nuevo • ¿Por qué se tiene que utilizar el método de proceso es que, si el cambio en el arte tiene impacto evaluación y “Change Request” para cambios en las recetas, se crea una orden de trabajo al en recetas debido al arte de los materiales, momento en que se hace el “assessment” y el cuando ya existe un proceso validado (similar mismo se realiza antes de correr el producto. De al “Change Request”) que controla y registra esta manera se elimina el tener que hacer una los cambios del arte cumpliendo con las evaluación de cambio y/o un “Change Request” ya políticas corporativas? que se estableció realizar la actualización siguiendo • ¿Por qué no se alinean los procedimientos para la plataforma de “artwork” que utiliza el especificar que los cambios en recetas debido departamento de “Label Control”. En la figura 5 se presenta un diagrama general de cambios en el arte de un producto, pero añadiendo en el proceso a los Uno de los procedimientos actualizados fue el administradores del sistema. En el pasado, el relacionado a cambios en el “artwork”. En este, se proceso estaba enfocado en los cambios de añadió al departamento de Automatización documentación, del proceso de empacado a nivel de (administradores de los sistemas y equipos) en el estructura y a que los materiales nuevos estuvieran proceso de actualización del arte de un producto; disponibles y aprobados para usar. Ahora, los adiestrándolos también en la plataforma que se administradores de los equipos y sistemas de utiliza. Ahora ellos forman parte del equipo que empaque son parte del “assessment” dentro de la evalúa el impacto del cambio y se estableció el plataforma de “artwork” y se brinda la herramienta proceso a seguir para realizar cambios en las recetas a utilizar cuando se valla a actualizar recetas en los cuando sea necesario. sistemas de serialización. También se actualizó el procedimiento de manejo de recetas en los sistemas de producción para establecer que, para cambios en las recetas en empaque debido al arte, se utilizará la plataforma validada que utiliza “artwork”. Por lo tanto, se hicieron las referencias pertinentes al procedimiento relacionado a cambios en el arte. De esta manera, ya no se tiene que hacer la forma de evaluación de cambio que ocasionaba mucho tiempo muerto en las líneas. Por último, en el procedimiento administrativo de los sistemas de serialización, se añadió la información pertinente haciendo referencia al procedimiento de “artwork”, para cambios en las recetas debido al arte. CONCLUSIÓN Luego de haberse implementado el nuevo proceso para realizar cambios debido al arte en las recetas de los sistemas de serialización, y que se hayan aprobado los cambios en los procedimientos pertinentes, se realizaron varias muestras para medir cuanto tiempo de Down Time se pudo Figura 5 reducir en el proceso. En la Tabla 2 se muestran los Diagrama del Nuevo Proceso resultados obtenidos de las muestras. Controlar Tabla 2 En la última fase del método de procesamiento Muestra del Nuevo Proceso de mejoramiento “Six Sigma”, se alinearon los Productos Tiempo Down Time Promedio 1 1.25 hrs. “Standard Operation Procedures” (SOPs con sus 2 2.00 hrs. siglas en inglés) que se ven afectados en el proceso, 3 1.50 hrs. 1.5 hrs. para mantener el control del nuevo proceso a 4 1.25 hrs. establecerse. De esta manera se implementa un proceso estándar y sin variaciones. Cuando se compara estos resultados, con el promedio de “Down Time” que se realizó al comienzo con el proceso anterior, se ve que antes [3] Alumeda, October 24, 2018, Información de Procesos, [OQOTECH Process Validation System]. Available: del nuevo cambio hubo un promedio de Down https://www.oqotech.com/blog/validacion-de-sistemas- Time de 5.5hrs. vs un promedio de 1.5hrs., luego de informatizados/la-serializacion-medicamentos-funciona/. implementar los nuevos cambios. Esto nos indica [4] RFXCEL CORP. Available: https://rfxcel.com/es/3- que hubo una reducción de aproximadamente 70% months-dscsa-serialization-enforcement.-november-27- de tiempo muerto en las líneas de empaque al 2018/. momento de realizar un cambio en las recetas de [5] P. Sturtevant, “DSCSA Unit-Level Serialization: The Clock serialización debido al arte del producto. Este Is Ticking,” Pharmaceutical Processing”, March 2018, Vol. resultado que obtuvimos fue un poco más de lo que 33, pp. 29-32. anticipaba, ya que se esperaba reducir un 60% del [6] F. Viscuso, The Simple Approach to Writing Effective “Down Time”. Lo que vemos de tiempo muerto en SOPs. Fire Engineering, (3), 2010, pp. 83-85. Retrieved las líneas luego de la nueva implementación, sólo from: http://ezproxy.pupr.edu:2063/ehost/pdfviewer/ pdfvie-wer?vid=11&sid=5019a072-69e7-454a-a10d5327e sería el tiempo en que se hace el cambio en la 70f2968% 40sdc-v-sessmgr04. receta con su verificación y “backups” pertinentes; eliminando así procesos adicionales que ocasionaban incremento de tiempo muerto a más de un 60%. Ante la implementación de este proyecto, se puede concluir que se cumplió con los objetivos presentados. Luego de haberse estudiado y analizado el proceso con el que se contaba, se implementó un nuevo proceso continuo que ayudó a realizar cambios en las recetas en los sistemas de serialización, en menos tiempo. De esta manera, se eliminaron los procesos adicionales y repetitivos que ocasionaban “waste” en el proceso; y estos nuevos cambios fueron oficializados modificando los documentos pertinentes del proceso. Como recomendación, se le brindó información sobre el tiempo promedio que se demora en actualizar las recetas con el nuevo proceso, al personal que prepara el “Schedule” del departamento de empaque. Esto para que semanalmente, se pueda hacer en “Schedule” más certero, contando con el tiempo extra que se necesita para actualizar alguna receta de un producto que haya cambiado el arte. REFERENCIAS [1] S. Mclndoe & A. Love, Key learnings from serialisation projects – Part 1. “GMP Review”, January 2017, Vol. 15 issue 4, pp. 9-11. [2] CVS Experts 2019. Available: https://www.csvexperts. com/serializacion-reto-sector-farmaceutico/.